Awalnya diterbitkan di: Etika Menulis Email Yang Sopan, Baik, Dan Benar • Blog Situstarget
Dalam era digitalisasi seperti pada saat ini menulis email merupakan sesuatu kegiatan yang sehari-hari dilakukan. Oleh sebab itu maka perlu untuk mempelajari etika menulis email.
Etika menulis email memang tidak ada aturan baku yang mengaturnya. namun terdapat beberapa hal yang perlu kamu perhatikan agar email yang ditulis sopan, baik, dan benar.
Etiket Menulis Email yang Sopan, Baik, dan Benar
Cara mengirimkan email akan diperhatikan oleh seseorang yang menerimanya dan bisa jadi akan mempengaruhi reputasimu.
Oleh karena itu, berikut akan di ulas 25 tips etika menulis email, sebagai berikut:
1. Hanya Membahas Masalah Publik
Email merupakan media yang memiliki rekam jejak digital ketika kamu mengirim pesan. Oleh sebab itu, periksalah apakah email tersebut bersifat “pribadi” ataukah pesan untuk publik atau umum.
Hindarilah membalas email yang bersifat “pribadi” karena ranahnya adalah diskusi tatap muka. Membahas masalah “pribadi” via email akan berisiko untuk tersebar informasi.
2. Janganlah Menggunakan “Email Marah”
Maksud dari “email marah” adalah mengirimkan pesan dengan maksud untuk memecat, mengekspresikan kemarahan, maupun meremehkan orang lain. Itu sangat terlarang dilakukan.
Seperti yang disampaikan pada point 1, email memiliki rekam jejak digital. Jadi, kamu akan menyesal ketika informasi yang kamu tulis di dalam email akan menyebar kepada publik.
3. Perkenalkan Diri Secara Singkat
Biasakanlah untuk memperkenalkan diri kamu secara singkat ketika menulis email. Meskipun orang yang akan kamu kirimi pesan sudah mengenalmu namun belum tentu hapal akan akun emailmu.
Perkenalan diri secara singkat akan membuat email yang kamu kirim lebih cepat untuk direspon. Hal itu karena penerima akan langsung mengetahui orang yang mengirimkan pesan dan tujuanya.
4. Gunakan Tanda Seru yang Sesuai
Menggunakan tanda seru harus mempertimbangkan urgensi dari penggunaan.
Penggunaan tanda seru yang terlalu banyak akan membuat kamu dianggap kekanak-kanakan.
5. Jangan Mengirimkan Satu Kalimat
Hindarilah membalas email dengan jawaban “ya”, “oke”, “terima kasih”. Hal tersebuat akan membuat email kamu terlihat seperti spam.
6. Jangan Mengirimkan Informasi Rahasia
Seperti yang telah disampaikan pada point 1, email memiliki rekam jejak digital jadi walaupun kamu hanya mengirimkan informasi hanya ke satu orang. Tapi mungkin saja akan menyebar ke orang lain.
Untuk mencegah hal tersebut terjadi maka sebaiknya pilihlah urgensi dari pesan yang disampaikan. Apabila informasi bersifat privat sebaiknya disampaikan langsung secara tatap muka.
7. Balaslah Email di Waktu yang Tepat
Janganlah kamu membalas email pada jam istirahat normal. Pilihlah office hour untuk membuat diri kamu terlihat profesional.
Membalas email di luar jam kantor dapat dilakukan ketika terdapat urgensi yang mendesak. Sebaiknya kamu menyesuaikan dengan office hour.
8. Hindari Singkatan yang Tidak Umum
Balaslah email secara profesional dan dapat dimengerti oleh semua orang yang membaca. Penggunaan singkatan haruslah dengan kaidah penulisan.
Membalas email dengan istilah yang tidak baku akan membuat kamu terlihat tidak profesional. Sesuaikanlah kalimat yang dibuat sesuai ejaan yang disempurnakan.
9. Hindari Penggunaan Emoticon dan Tanda Baca Tidak Lazim
Mungkin emoticon pas dan cocok digunakan ketika kamu berbalas pesan dengan sahabat dan kekasih di aplikasi chat. Namun jangan lakukan untuk membalas email.
Selain itu, janglah menggunakan simbol-simbol yang akan mengganggu pemandangan orang yang membaca email.
Gunakanlah tanda baca yang lazim dan perhatikan penempatanya.
10. Janganlah Lupa untuk Mengisi Subject
Jangan pernah beranggapan bahwa cuma kamu saja yang mengirimkan email ke orang yang kamu tuju. Bisa jadi ribuan email masuk dalam waktu dan tempat yang sama.
Untuk membuat email kamu mudah dikenali, janganlah lupa untuk menuliskan subject. Tulisalah subject yang singkat, padat, jelas, dan tepat sasaran.
11. Berikan Informasi Sebelum Mengirimkan File yang Besar
Apabila kamu harus mengirimkan file dengan data yang besar. Sebaiknya informasikan terlebih dahulu kepada si penerima email.
Informasi tersebut dapat menjadi warning bagi si penerima email untuk menyiapkan kapasitas inbox. Pengiriman data yang besar akan membuat email lainnya memantul karena inbox si penerima penuh.
12. Isilah Subject Sesuai Pesan
Kamu harus memperhatikan isi dari subject sebelum mengirimkan email. Sesuaikan subject dengan isi pesan yang akan disampaikan kepada penerima.
Hindarilah pengiriman email dengan maksud membicarakan topik yang lain, membalas email yang tidak berhubungan atau out of context. Hal tersebut akan membuat penerima email kebingungan.
13. Tidak Mengirimkan Pesan Lebih dari Dua Lampiran
Hindarilah mengirimkan email dengan banyak lampiran. Lampiran lebih dari dua lembar dipersilahkan apabila sesuai dengan instruksi dari penerima.
Selain itu berikanlah nama file sesuai dengan isi dari file yang dikirim. Pemberian nama file yang tidak sesuai akan membuat penerima email kebingungan dan membuat kamu terlihat tidak profesional.
14. Hindarilah Penggunaan Fitur Reply All
Fitur reply all disediakan oleh aplikasi email untuk mempermudah kamu untuk membalas email ke semua pihak yang terlibat dalam topik tersebut. Jadi, jangan sembarang menggunakanya.
Semua informasi rahasia mu akan terbaca pihak yang tidak berkepentingan. Selain itu, apabila informasi tidak rahasia maka akan terlihat seperti spam oleh pihak yang tidak berkepentingan.
15. Jangan Bicarakan Hal Urgent di Email
Apabila kamu membutuhkan banyak detail yang ingin disampaikan untuk meyakinkan orang sebaiknya jangan gunakan email. Informasi yang disampaikan akan bias apabila kamu melakukanya.
Hal-hal yang tidak disarankan untuk dibicarakan di email yaitu, pembatalan rapat last minutes, jawaban wawancara, makan siang dan lainnya. Angkatlah telpon kamu lalu bicaralah.
16. Menjaga Privasi
Apabila hendak mengirimkan email yang harus diketahui berbagai pihak gunakanlah fitur Bcc. Hal tersebut untuk melindungi email penerima dari pihak yang tidak berkepentingan.
Jangan sekali-kali memberi tahu email orang lain kepada pihak yang tidak berkepentingan. Hal itu karena dapat disalahgunakan untuk mengirimkan promosi barang, dan sebagainya.
17. Evaluasi Pentingnya Email
Pada email terdapat fitur opsi prioritas tinggi yang akan membuat email kamu cepat mendapatkan respon dari penerima. Fitur ini mempermudah penerima untuk memprioritaskan membaca pesan.
Namun terlalu sering menggunakan ini akan membuat emailmu diabaikan karena menganggap semua email darimu memakai fitur ini. Hal itu membuat informasi pentingmu sulit tersampaikan.
18. Jawablah dengan Singkat dan To The Point
Balaslah email secara singkat, padat, dan jelas. Gunakanlah point-point yang berguna untuk memberikan penegasan tentang makud dan tujuan yang ingin disampaikan.
Janganlah menulis pesan terlalu panjang yang akan membuat pembaca merasa terbebani untuk membaca pesan kamu. Pembaca hanya memerlukan maksud dan tujuanmu.
19. Kenalilah Penerima Emailmu
Sebelum membalas email ketahuilah gaya komunikasi dari penerima email. Apabila penerima menggunakan gaya formal maka jawablah dengan gaya bahasa yang sama.
20. Email adalah Cerminan Dirimu
Kirimlah email dengan sopan, baik, dan benar. Gaya dan cara berkomunikasi kamu dalam email akan menjadi citra diri bagi orang yang membacanya.
Email merupakan media komunikasi di era globalisasi ini. Seperti layaknya berkomunikasi mengirimkan email juga harus memperhatikan etika menulis email.
Semoga tips di atas bermanfaat ya. Jangan lupa untuk di share. 🙂